經理人Know How 到底開會該有多少人?

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會議人數一多,效率往往難以兼顧。圖╲取自網路

文╱趙肇
辦公室開會,究竟要通知哪些人出席,才不會浪費所有相關人員的時間?
一般企業通知開會時,很容易找來太多人出席,原本希望畢其功於一役,不用擔心有人該知道而未與會,同時也能讓所有相關人員共同下決定;但缺點是:這麼多人放下手邊工作集中開會,光是每人表示一點意見,就四、五個小時跑不掉,時間成本極不合算。
開會要真的有效果,就得找到對的人來開會,不能多、也不能少。首先,要想想下列問題:
1.哪些人有助於達成會議目的?
顯然,主要決策者、對於討論主題有相關資訊或知識者,都屬於應該參加的人。
2.哪些人會因為會議結論受到最大影響?
一般說來,已投入該議題,或是與議題利害相關的人,或是需要知道會議內容才能把手上工作做好的人,以及會議決策後負責執行的人,都屬於這類人。
最後,負責召集開會的人別忘了問問其他有利害關係的人,確定這份名單是否適當無誤,能提供各種不同觀點,同時沒有遺漏合適的開會成員。
然而,列出名單還不代表一定要找他們來開會。究竟實際上該通知誰來出席會議,並沒有簡單不變的守則,但原則上,小型會議最適合實際做決定或完成某件事,與會人數不應超過8人;中型會議適合腦力激盪或表達意見,與會人數不應超過18人;大型會議適合溝通、鼓舞士氣或宣布重要事項,那就邀個100人也不為過。
至於名單上那些可能受到會議結論影響的人,如果決定不通知他們來開會,則必須思考如何在會後告知結論重點。(取材自《二十分鐘經理人》)

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