少了隔屏 同事互動也減少

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編譯/潘楠慕
採取開放式設計的辦公空間日益盛行,倡議者認為這種空間規畫能把員工從小隔間裡解放出來,打破工作場所層級結構,並促進合作與溝通。
哈佛商學和哈佛大學研究人員對此進行追蹤調查,發先這種新的工作空間概念,不盡然會產生如支持者所稱的好處。
為了驗證現實世界的工作場所一旦移除牆壁,是否能夠增加同事間的互動。過去不曾有類似研究,衡量消除空間區隔,創造開放式辦公環境產生的影響。
伯恩斯坦(Ethan S. Bernstein)和特本(Stephen Turban)對這項議題產生興趣,決定展開研究。他們聯絡了兩家準備重新規畫總部辦公空間的跨國企業,且募集一群自願者參與調查。
他們利用社交互動測量指標,以及藍牙感測定位裝置,並且把這些數據和電子郵件、即時通訊軟體訊息同時分析,調查自願者在辦公室重新設計前、後八周的互動狀況有何差異。
調查結果相當令人意外,辦公室改為開放空間後,同事間的直接互動減少百分之七十,但電子郵件數量卻增加約百分之五十。這代表許多人在沒有遮蔽開放空間中,不願多花時間和他人互動,反而以自己的事物為主,且試圖以各種方式增加個人隱私(例如戴上耳機)。被迫在這種環境下工作的人,傾向把溝通模式由原本的面對面交談,轉換為發送電子郵件或即時訊息。
研究人員指出,開放式辦公室不見得只有負面效果,但卻以意料之外的方式改變了辦公室的氣氛,「可能對工作效率產生重大影響」。
這項研究也顯示,這種新概念可能值得商榷。根據接受調查的自願者回應,研究人員發現,在毫無空間隱私的環境下,員工的心理壓力升高,注意力降低,不滿意度升高。
研究人員同時也調查員工對於非固定辦公桌的看法,發現許多人對於沒有固定辦公桌的「彈性辦公區」難以接受。這使他們產生不受重視的感覺,也沒有歸屬感,甚至認為工作缺乏保障。
組織行為研究員桑德斯(Libby Sander)在刊載於The Conversation網站的報告中指出:「對某些員工來說,共享工作環境或許可行,例如需經常走動者,但許多人在這種環境下的工作效率會大打折扣。」
基於成本考量,許多公司採用這種新概念化辦公空間,節省辦公桌、電腦和裝修費用。支持者認為這種概念有許多好處,但如果以負面效果抵銷掉的工作效率來估算,是否該大力倡導仍值得多方探討。
共用辦公空間
有助提高生產力
共用辦公空間(coworking space)日益受到歡迎,這個概念為不想在家工作的人,提供一個吸引人的替代方案,且有助企業降低營運成本。最新研究顯示,這還有一個好處:它們可能會讓人比較快樂,而且更有生產力。
隨著互聯網的發達,工作型態也出現更多選擇,除了傳統的辦公室,網路也實現了自由工作者在家作業的可能。如今則出現自由作者和遠距工作者付費使用的共用辦公室。
「大西洋月刊」的一篇報導,則把共用辦公空間稱為新時代的工業革命,不僅可以擺脫傳統的官僚式企業文化,還能在強調合作和輕鬆的環境找到新的價值。
知名專案軟體Basecamp的開者者佛萊德(Jason Fried)則以數據說明,多數人每天上班八小時,但真正用於做有價值事情的時間可能不到三個小時。因為傳統辦公室環境充滿各種干擾,共用工作空間則能讓工作者更專注、效率更高。
密西根大學羅斯商學院(University of Michigan”s RossSchool of Business)教授史佩茲(Gretchen Spreitzer)的團隊,針對共用辦公空間進行研究。他們發現,使用共用工作空間者,在衡量工作成效的量表得分相當高。
據此,他們進一步調查數百位在美國各地共用空間工作的人士,也探訪這種空間的創設者和管理者。經過歸納,他們發現有三大理由,讓人們在這些環境下表現優良。
首先,使用共用空間的人更容易認同自己的工作,他們不需面對傳統辦公室的競爭及內部權謀爭鬥,更有機會幫助別人。
第二,這種環境讓工作者可以自我掌控工作的時間和地點,在作業行程安排方面,比許多在家工作者有條理。第三,這種環境讓人產生較強烈的社群意識。
一些大型企業如Visa、芝加哥論壇報,已開始鼓勵員工使用共用空間。史佩茲的研究顯示,精心設計的工作環境,是工作成效良好的原因。」
史佩茲表示,共用辦公空間其實是傳統企業重新思考如何提高生產力的契機。例如把適合的區域劃定為共同辦公區。另外,企業主如果有意提升員工向心力和互動,也能透過這種模式,增加員工彼此認識和交流的機會。
創新思惟 迎向嶄新職場趨勢
科技發展速度飛快,也直接或間接影響職場的發展及演變。隨著先進科技問世以及自動化,所有人都該掌握趨勢,以創新思惟迎接未來。以下是富比世雜誌分析,職場發展的可能方向。
1.鼓勵人際互動
研究發現,員工的良好互動有助激發創造力,提升績效。一次面談的效果,相當於三十四封電子郵件的往來,因此,職場的管理者將更重視面對面的溝通。
2.勞動力高齡化
這是人口高齡化以及少子化的必然結果,這也將使企業的退休福利,醫療保健等成本升高。嬰兒潮一代保持其領導地位,年輕員工的升遷更加困難,可能導致更高的流動率、壓力和挫折感。
3.大數據和人工智慧
大數據將改變工作場所和決策,在人工智慧和先進系統的幫助下,未來的領導者將更仰賴足以決定成敗的數據。也因此,數據科學家、資訊架構師等高級人才的需求將持續增加,人工智慧則將取代許多重複性的勞動工作,催生了新的職務。
4.多元化
許多企業正投資改善員工結構,支持多樣性,包括性別,種族和年齡。一些大型企業,尤其是科技業,將更加重視平等議題,樹立全球化的願景,希望吸引多元化人才、吸引全球消費者,打造國際品牌。
5.員工培訓
自動化可能導致許多就業機會消失,但與此同時,許多企業也出現人才荒。這代表人類只要提升自動化無法取代的專業技能,就不會被機器取代。企業在非自動化領域,將更重視人才的養成,協助員工適應全新競爭環境。調查發現,七成五的雇員和四成九雇主認為,技術的學習和教育的持續性很有必要。
6.重視心理健康
除了專業技能的養成,企業也將更重視員工的心理健康問題,幫助員工遠離抑鬱和焦慮。據世界經濟論壇統計,二○一一年後的二十年間,全球因心理健康問題造成的經濟損失估達十七兆美元。

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