【要事第一】時間用在刀口上

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文/黃國華
為什麼總是有人常常喊著時間不夠用?這可能跟不懂正確運用時間有關。若你也能多做「重要又不緊急的事」堅持一段時間,你就會發現,很多「又急又重要的事」就不會發生,不用像個救火消防隊員一樣疲於奔命,而把時間用在刀口上了。
一天開完早會,大學時期的好朋友文哲打電話給川卜說:「川卜,好久不見,我在你們公司樓下。」
川卜:「是喔!那你等我一下,我馬上下去。」
將近十年沒見的老同學碰面之後,真的太開心了,除了敘舊之外,天南地北聊個沒完,結束之後回到單位,已經五點多了,川卜收拾一下公事包,準備回家。
你有遇過這種情形嗎?你說:「當然有啊,人家大老遠來,又好久不見,當然要好好招呼一下老同學呀,這就是所謂『有朋自遠方來,不亦樂乎』。」
老同學好久不見,難得遇到了,自然開心。不過文哲已經當上市長了,川卜還是個小業務,你還覺得一樣嗎?
對於文哲來說,到這裡順路拜訪川卜可能是計畫中的安排,但對川卜而言,並不是計畫中的事,而這件並非計畫內的事,就是「緊急但不重要」的事。
為什麼總是有人常常喊著時間不夠用?這可能跟不懂正確運用時間有關。我來說個故事,你比較容易理解。
在美國某個小鎮的消防隊,火光就是命令,火場就是戰場,消防隊員們總是英勇的在第一時間趕赴火場進行救火。但畢竟救火是非常危險的,為了不讓打火弟兄們總是深陷火海之中,那怎麼辦呢?
後來消防隊想出個辦法,那就是利用空擋時間,派出消防隊員去鎮上做另外一件工作,做什麼呢?檢查鎮上家家戶戶裡的老舊電線、看看電纜是否需要更換、檢查老舊的消防設施,或是在危險的地方設置消防設備。
一開始他們的工作量確實增加了,但堅持一段時間後,這個小鎮發生火災的頻率卻下降了,如此一來,他們就更有信心投入更多時間,做檢查與增加消防設施的工作,最後消防隊員最多的工作就不再是救火,而是防火。
用在時間管理上,一樣適用。救火,就是「又急又重要的事」;防火,就是「重要不緊急的事」,當然還有「緊急不重要的事」跟「不急不重要的事」。這四種分類就是史蒂芬.柯維提出的二維四象限「時間管理矩陣」,也是高效能人士從依賴期到獨立期的習慣之一──「要事第一」。當你開始往確定的方向邁進時,你接著要知道如何更有效率的運用時間,為了不讓瑣事占用你的時間,要事第一就顯得非常重要了。
想要有效率的完成工作,首先得學會區分事情的輕重緩急。
捨棄不重要的事

很多人每天都被時間追著跑,處理著重要且緊急的事務,導致精疲力盡;唯有將大部分的時間放在重要卻不緊急的事情上,懂得捨棄不重要的事情,才能高效率管理自己的人生。
之所以常常恨不得一天有四十八小時,是因為你常常在做的,就是「救火」的工作,也就是緊急又重要的事。回到消防隊的案例,為什麼後來消防隊的主要工作變成防火了呢?那是因為防火做的好,就不容易發生火災,沒有火災就不用整天出生入死的救火啦!
也就是說,若你也能多做「重要又不緊急的事」堅持一段時間,你就會發現,很多「又急又重要的事」就不會發生,那就不用像個救火消防隊員一樣「出生入死」了。
那怎麼多做「重要又不緊急的事」呢?首先必須區分,你要做的這些事情是屬於哪一個象限。根據史蒂芬.柯維提出的「時間管理矩陣」,四個象限分別是:象限一「重要且緊急」、象限二「重要但不緊急」、象限三「緊急但不重要」、象限四「不重要也不緊急」。
(摘自《90%客戶都點頭的5分鐘上手圈粉攻略》,博思智庫出版)
【作者簡介】
黃國華 老師
育達大學行銷與流通研究所碩士。現任超進化業務工作坊首席講師。擁有20年以上的銷售經驗,一路從小業務員爬升至業務主管,36歲起轉任專職講師,40歲自行創業,成立「超進化業務工作坊」,連續3年累積超過500場早會專題簡報,帶領業務同仁提升業績。

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