神奇整理術 從角落到人生都適用

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新年伊始,很多人會為工作、人生訂定新方向,以備全力衝刺。如何思考未來?給大家一個建議,讓自己先歸零,從零去思考。
如何歸零呢?從「整理」開始。整理過去一年來的多餘物品,還沒完成的事項、雜事等等,做個有效的結束,才能再思考下一步該如何走,包括未來1年、3年、5年,甚至一生的規畫。
此時,培養一種「整理式思考」,學習有效的「整理術」,將是很有幫助的。
一、物的整理:從整理辦公桌開始
首先,從自己的辦公桌開始,因為物品是最先能看得到的改變。很多時候,井然有序的辦公桌,會讓人誤會沒有認真工作;但其實並非如此,整齊乾淨的辦公桌和工作環境,才能讓人在一目了然、身心舒暢的情況下,提高工作效率。
1. 每次整理15分鐘:不用一次全部整理,分幾次來做,每次15分鐘,利用上班前或午休前後的時間,就能累積驚人效果。
2. 分類、配置、收納:整理時,依功能、用途等先分類,再將物品做成美觀的配置,因為視覺會影響心情,最後把用不到的物品一一收納,方便取用。
3. 逐步擴大到其他地方:一個地方完成後,再接著整理其他地方,包括家裡的每一個角落。
二、事的整理:從整理工作清單開始
一份好用的工作清單,可以幫你釐清事情的先後順序、輕重緩急,掌握時間,不致陷入亂無章法的混亂中。尤其當你必須同時處理家事、公事、私事等多重繁雜事務時,一份待辦清單,將可幫你在短時間內完成工作,並大幅減少壓力。
1. 依工作任務分成3類:
★生活微型任務:如洗衣服、倒垃圾、到超市買東西等。
★日常工作任務:如每周開會、寫報告、和客戶見面等。
★專案工作任務:如舉辦一場國際會議、路跑活動等,有個別的工作細項。
2. 設定工作時間:
★生活微型任務:利用30分鐘空檔,把相關的任務例如家事,一併處理,才不會被小事分散注意力。
★日常工作任務:每天的工作很多,建議可分成一天內完成的、一周內完成的、有截止時間的,不要混在一起,否則很容易思緒混亂。
★專案工作任務:專案通常是未來式,可以先拆解成幾個小部分,藉由完成個別任務來推進整體任務。
3.  每周追蹤更新:
★刪除:每周選定一個固定時間,回顧一下工作清單上的進度,將已經完成或不重要的刪除。
★調整:將未完成的增加到下周的工作清單中,並寫上截止日期,檢討無法完成的原因。
★更新:重新列出下周或新的工作清單,每周都要做,讓好的習慣維持下去。即使很多工作無法完成,也不要因此受到打擊,妨礙你完成重要的事情。
三、人生的整理:從未來目標回到現在
當你將辦公室乾淨整齊,工作也井然有序之後,便有清晰的腦袋可以開始規畫未來的人生。什麼是目前最重要的事?什麼是次要的事?當你愈知道未來要做什麼,就愈清楚現在要怎麼做。
1.  設定人生終極目標:人的一輩子,時間很有限,想像自己走到生命的終點再回過頭來看,你最想要完成什麼事?例如為他人服務,或在某方面取得成就。有了長遠的目標之後,便能知道「現在」該往哪個方向努力。
2. 寫下專業發展計畫:目標也許是一個廣泛的定義,但在現實生活中,需要用你的專長去實現。因此,要寫下自己的專業發展目標,不斷進修、跟上時代,才不會被淘汰。
物的整理、事的整理、人生的整理,這3個整理階段,是相互關聯並循序漸進不斷提升的。當你反覆運用這3種整理術,也就是不斷在建構自己的整理式思考。
所謂「人生是2/3的時間在做計畫,1/3的時間在完成計畫」,懂得如何規畫整理,也才能有效地運用生命。

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