戴勝益 經營企業的筆記管理術

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若企業是王國,那王品集團創辦人、益品書屋董事長戴勝益就是「筆記治國」的典範。
「退休前,我管理王品集團時,員工有16000人,但我只認識1000人,怎麼領導?就是透過『筆記本』和『中常會』,兩者相輔相成,一個規畫、一個執行落實。」
戴勝益不藏私,帶著專屬的筆記本、行事曆,分享他獨到的「筆記管理術」。他先拿起一張A4紙,分享上面逐條記載的2020年「行事曆必填事項」,「我會在年底時,特別花10天以上思索隔年的重要事項與活動,然後一一填入行事曆中。」
戴勝益也將王品的管理之道,運用到其志業「益品書屋」的經營上,包括益品快閃、偏鄉閱讀、「餐飲,翻轉孩子的未來」書展等活動,他都訂好時間與負責同仁;且不只公事,連私人的家族聚餐、旅行都會事先規畫好,謄錄於行事曆,「事業與私人行程也要協調,生活才會平衡。」
戴勝益有3種專屬的筆記本款式,其中一款是空白的便條筆記本,用長尾夾固定,看似不起眼,卻印有名字落款,是他的萬用筆記本,「我會放在床頭,出門工作、甚至爬山都會隨身攜帶。」
他笑說:「除了待辦事項,靈光乍現的創意、聽到的笑話,都會抄於筆記中。」他甚至在爬聖母峰的兩周中,記下了上百條想法,「筆記並非寫完就放著,更重要的是回頭一一深思、檢視可行性。」例如,他從上百個點子中,評估現階段可執行10條,接著就書面送「中常會」討論,雖然最終實際完成的可能只有2項,「但若無發想、記錄與轉化過程,什麼方案都不會有。」
包括益品書屋的創新經營模式:百元入屋費、飲品無限暢飲、每天邀請小提琴老師演奏、展示陳列精裝圖書等,都是戴勝益思考→筆記書寫→交由中常會討論,最終轉化為行動方案落實的具體成果。
值得一提的是,這款便條筆記本因印有戴勝益的落款,也成為他「上意下達」的公文用紙,「當員工拿到這張專屬用紙,就知道指令是我所發出的,會更加重視,執行時也能有所憑證。」
戴勝益分享:「筆記做得好,就愈能騰出時間思考,激盪出創意,進一步再轉化為行動方案,形成企業的善循環。」

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